Cómo pasar de Excel a un software de transporte de carga
Migrar desde Excel empieza por acordar qué significa cada dato y quién lo mantiene. Un cambio gradual permite comparar resultados y detectar diferencias sin perder el respaldo de tu operación.
1. Identifica tus planillas y responsables
Lista los archivos de servicios, vehículos, proveedores, tarifas y cierres. Decide cuál es la versión vigente de cada uno, quién la actualiza y qué información necesita cada área.
2. Ordena fechas, nombres y valores
Unifica los formatos y revisa duplicados antes de importar. Conserva una copia de los archivos originales y documenta los cambios.
- Fechas y período del servicio.
- Identificadores consistentes de vehículos y proveedores.
- Operación a la que pertenece cada registro.
- Moneda, unidades y vigencia de las tarifas.
3. Prueba con un período acotado
Elige una operación representativa y compara cantidades y montos con tu cierre habitual. Resuelve diferencias antes de ampliar la carga. En RUTIVA, la importación desde Excel corresponde al módulo de asistencias y exige la estructura indicada por ese módulo; no se promete importar cualquier planilla o todos los módulos automáticamente.
4. Revisa permisos y responsabilidades
Define quién carga servicios, quién mantiene tarifas y quién aprueba el cierre. Asigna los accesos necesarios a cada persona y acuerda un procedimiento para corregir errores.
5. Compara el primer cierre y conserva respaldos
Verifica los servicios incluidos, las tarifas aplicadas y los documentos de cliente y proveedor. Guarda los respaldos que tu empresa necesite y mide las diferencias detectadas. Los resultados dependen de la calidad de los datos y del proceso de revisión.